IT-037
1 OBJETIVO
Apresentar as orientações para realizar o arquivamento dos processos eletrônicos cadastrados no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos – SIPAC/Protocolo. Um processo é arquivado quando sua tramitação cessou, não podendo sofrer modificações, ficando disponível apenas para visualização, tanto na área pública do Sistema quanto para o usuário interno da Instituição.
2 CAMPO DE APLICAÇÃO
Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.
3 CONTEÚDO GERAL
As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.
3.1 INTRODUÇÃO
Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.
Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.
O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.
3.2 TERMOS-CHAVE
Processo; Processo eletrônico; Arquivamento de Processo; Arquivar Processo.
3.3 PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO
Ana Raquel Viegas Silva
3.4 PARTICIPANTES NA REVISÃO
Thiago Guedes de Oliveira
3.5 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO
Sérgio Dias Ribeiro
3.6 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS
MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
3.7 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS
Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
Arquivamento: Guarda do documento, avulso ou processo, uma vez cessada a sua tramitação e findada a ação administrativa que determinou sua produção.
Desarquivamento: Retorno de documento, avulso ou processo, à tramitação, quando houver necessidade de continuidade da ação administrativa.
Tramitação: Curso do documento, avulso ou processo, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.
3.8 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS
Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)
Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)
4 CONTEÚDO ESPECÍFICO
As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.
4.1 EXECUTOR
Servidor responsável pelo arquivamento de processo no SIPAC/Protocolo.
4.2 ARQUIVAR PROCESSO NO SIPAC/PROTOCOLO
Para arquivar processo, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.
O Sistema apresentará sua tela principal.
A Mesa Virtual disponibiliza 02 (duas) maneiras de realizar o Arquivamento de Processo:
– Por meio da Aba Arquivo
– Por meio dos ícones disponíveis na página (Processos Na Unidade)
4.2.1 Aba Arquivo
Na Aba Arquivo, posicionar o cursor sobre o termo Processos e clicar em Arquivar Processo.
O Sistema apresentará uma lista com os processos que estão na UG e que poderão ser arquivados.
Para realizar a busca por um processo específico, informe um ou mais dos seguintes parâmetros:
- Número do Processo que deseja arquivar;
- Número do Código de Barras do processo;
- Assunto Detalhado do processo;
- Nome do Interessado no processo;
- Relação dos processos dependentes de autenticação de despacho.
Caso desista de realizar a operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida posteriormente.
Para retornar ao menu principal do módulo, clique em Protocolo.
Após preencher os campos com os dados desejados, clique em Consultar para realizar a busca. A Lista de Processos encontrados será atualizada, passando a exibir apenas aqueles que atendem aos critérios de busca utilizados.
A partir da tela de Lista de Processos, é possível Visualizar Documento, Visualizar Dados do Documento e conferir os seus detalhes do processo em Processo Detalhado.
Para arquivar um determinado processo listado, selecione-o clicando na caixa de seleção localizada ao lado esquerdo do seu número. Em seguida, clique em Incluir Processos.
A tela a seguir será exibida pelo Sistema, com a mensagem de sucesso da inserção do processo e a lista de Processos Informados para Arquivamento:
Caso queira remover um processo da lista de selecionados para arquivamento, clique no ícone ao seu lado.
Uma janela de confirmação será apresentada:
Clique em Cancelar, caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, o Sistema disponibilizará a seguinte mensagem no topo da página:
Após inserir na lista de Processos Informados para Arquivamento todos aqueles que deseja arquivar, clique em Confirmar Arquivamento para prosseguir com a operação. O Sistema o direcionará para a próxima tela:
Clique em Voltar, caso deseje retornar para a página anterior. Clique em Confirmar, para finalizar a operação. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo, solicitando confirmação do arquivamento do(s) processo(s) selecionado(s):
Clique em Cancelar, se desistir da operação, ou em OK, se desejar confirmá-la. Ao optar por prosseguir, outra tela será exibida, juntamente com a mensagem de sucesso da ação:
4.2.2 Ícone disponível na página (Processos Na Unidade)
Em Processos Na Unidade, clicar na caixa de seleção localizada ao lado esquerdo, próxima do número do processo
Após selecionar o processo, clicar no ícone Arquivar Processos Selecionados disponível na barra cinza OU no ícone Arquivar Processo , que é apresentado ao clicar em , o qual está disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.
O Sistema abrirá a tela a seguir, apresentando os dados do processo selecionado para arquivamento.
Clique em Voltar, caso deseje retornar para a página anterior. Clique em Confirmar, para finalizar a operação. O Sistema exibirá a caixa de diálogo abaixo, solicitando confirmação do arquivamento do processo selecionado:
Clique em Cancelar, se desistir da operação, ou em OK, se desejar confirmá-la. Ao optar por prosseguir, outra tela será apresentada com a lista de Processos Arquivados na Unidade:
4.3 PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS
4.3.1 Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2 Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.
4.4 DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS
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5 HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES
Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-037_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.
Mais… Data: 14/08/2020 Data: 23/11/2017
Versão: 2.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-037_R2_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Revisão das orientações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Alteração da UG emitente, sendo que o documento passa a ser de responsabilidade do EGP-i
Versão: 1.0
Autor: Carolina C. de Andrade
Arquivo Digital: IT-037_R1_F6_Va3
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Emissão inicial
UG emitente: Escritório de Projetos (EP)
Participantes: Na elaboração: Carolina Camarano de Andrade; Fernanda Abranches Barros; Ana Raquel Viegas Silva
Na revisão: Vitor Tavares Gontijo; Sérgio Dias Ribeiro
Na aprovação: Artur de Carvalho Alves
6 DOCUMENTOS ADICIONAIS
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7 PERGUNTAS FREQUENTES
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