IT-035

1         OBJETIVO

Apresentar as orientações para, no sistema SIPAC/Protocolo, realizar o registro eletrônico do envio de processos atualmente encontrados na unidade de lotação do servidor para outra unidade da Instituição ou para órgãos externos, conforme desejado. É importante destacar que, para realizar o envio de processos para órgãos externos, a unidade de lotação do usuário deve estar parametrizada para tal.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC.

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

3.1   INTRODUÇÃO

Para atender à exigência de tramitação de processos em meio eletrônico, foi implantado, no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais, o SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos. A adoção desse tipo de sistema decorre da exigência prevista no Decreto nº 8.539/2015. O Sistema possui em seu módulo Protocolo as funcionalidades necessárias à informatização dos fluxos dos processos administrativos.

Nos termos da Portaria Interministerial MPOG/MJ 1677/2015, um processo é definido como um conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, e seu arquivamento deverá ser tratado considerando uma unidade única.

O processo administrativo caracteriza-se como eletrônico quando estão presentes dois elementos: (1) os documentos reunidos são nato-digitais ou foram obtidos por digitalização e, (2) os atos processuais são registrados, suportados e disponibilizados em um sistema de informação de base computacional.

3.2   TERMOS-CHAVE

Processo; Processo Eletrônico; Envio de Processo; Saída de Processo

3.3    PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva (CIGPS)

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira (DCNS)

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro (CIGPS)

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

MP – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

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3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Decreto Presidencial nº 8.539/2015, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)

Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis, bem como as ações previstas para corrigir eventuais desvios pertinentes ao assunto.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo envio (saída) do processo no SIPAC/Protocolo.

4.2   REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual.

O sistema exibirá a seguinte tela:

Clicar na seta à direita para abrir a caixa seleção. Importante lembrar que, para realizar o envio (saída) de um processo, é obrigatório que ele já tenha sido recebido em sua UG.

No campo PROCESSOS, selecionar a opção Processos na Unidade.

Ao selecionar Processos na Unidade, o Sistema retornará com a lista de processos que foram recebidos na UG e se encontram na unidade para as diferentes operações/encaminhamentos possíveis no processo.

Para realizar o Envio (saída) de processo, a Mesa Virtual disponibiliza 02 (duas) maneiras de fazer essa operação: uma primeira está na barra cinza presente na página “Processos na Unidade”, por meio do ícone (Enviar Processos Selecionados).

Outra possibilidade de realizar o Envio (saída) de processo é pelo ícone , disponível à direita de cada processo listado na página “Processos na Unidade”.

Para realizar o envio do processo por meio do ícone disponível na barra cinza, clicar antes no(s) processo(s) que deseje enviar.

Essa operação permite que se marque um ou mais processos e os envie de uma única vez a um mesmo destinatário:

O Sistema exibirá uma tela, como a seguinte, contendo o(s) processo(s) marcados para envio (saída): 

Caso deseje retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Se desejar remover um determinado processo da lista de processos a serem enviados para outra unidade, clique no ícone . Será exibida uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da ação. Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la

Em seguida, informe a Unidade de Destino do processo digitando o código ou o nome da unidade desejada, ou selecionando a opção no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo Sistema, ou para um órgão externo. Se desejar, acrescente Observações sobre o envio.

Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Caso deseje retornar ao ambiente Processos na Unidade da Mesa Virtual, clique em 

Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em Enviar Outros Processos e repita a operação descrita anteriormente.

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link Protocolo.

 

Para realizar o envio do processo por meio do ícone , o usuário deverá identificar o processo a ser enviado e clicar sobre o ícone:

O Sistema abrirá uma caixa com as várias operações disponíveis para serem realizadas no processo selecionado.

Clique em Enviar Processo. O Sistema o direcionará para a tela seguinte, que contém o processo selecionado para envio e os campos para inserção dos Dados do Envio do processo:

Caso deseje retornar à tela anterior, clique em Voltar. Esta opção será válida para todas as páginas em que estiver presente.

Se desejar remover o processo da lista de processos a serem enviado para outra unidade, clique no ícone. Será exibida uma caixa de diálogo solicitando a confirmação da ação. Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la

Em seguida, informe a Unidade de Destino do processo digitando o código ou o nome da unidade desejada, ou selecionando a opção no esquema de hierarquia das unidades apresentado pelo Sistema, ou para um órgão externo. Se desejar, acrescente Observações sobre o envio.

Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:

Caso deseje retornar ao ambiente Processos na Unidade da Mesa Virtual, clique em <<Voltar aos Processos da Mesa Virtual

Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em Enviar Outros Processos e repita a operação descrita anteriormente.

Caso queira retornar ao menu inicial do módulo, clique no link Protocolo.

 

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a operação tratada nessa Instrução de Trabalho.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5         HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 24/01/2025
Versão: 4.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-035_R4_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.

Mais…

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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