IT-028

1         OBJETIVO

Apresentar orientações para encaminhar, para outra unidade do CEFET-MG, os memorandos recebidos na unidade de lotação do servidor, por meio do SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos.

2         CAMPO DE APLICAÇÃO

Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC

3         CONTEÚDO GERAL

As seções a seguir visam a apresentar as definições, conceitos, siglas e símbolos pertinentes ao assunto em foco utilizados neste documento.

 3.1   INTRODUÇÃO

O Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais – CEFET-MG estabeleceu o uso do memorando em meio eletrônico, por meio do sistema SIPAC/Protocolo.

Conforme descrito no Manual de Redação Oficial da Presidência da República, o memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.

Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes e outros, a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando.

Esta Instrução de Trabalho orienta o servidor sobre como realizar a consulta de memorandos recebidos em sua unidade de lotação e os encaminhar para outra unidade do CEFET-MG no SIPAC/Protocolo.

3.2   TERMOS-CHAVE

Memorando; Memorando eletrônicos; Memorando recebido; Consulta de memorando; encaminhamento de memorando.

3.3   PARTICIPANTES NA ELABORAÇÃO

Ana Raquel Viegas Silva

3.4   PARTICIPANTES NA REVISÃO

Thiago Guedes de Oliveira

3.5   PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO

Sérgio Dias Ribeiro

3.6   SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS

SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos

3.7   DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS

Não houve conteúdo para esse tópico, na presente versão do documento.

3.8   REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS

Manual de redação da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. – Brasília: Presidência da República, 2002.

4         CONTEÚDO ESPECÍFICO

As subseções a seguir visam a identificar o posto de trabalho responsável pela tarefa (executor), apresentar o seu detalhamento (Principais Passos), os pré-requisitos exigidos para sua consecução, os recursos necessários para sua execução e os cuidados especiais aplicáveis.

4.1   EXECUTOR

Servidor responsável pelo encaminhamento do memorando.

4.2   ENCAMINHAMENTO DE MEMORANDO

Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Mesa Virtual → Aba Memorandos → Movimentação → Encaminhar Memorando.

O Sistema exibirá a seguinte página:

  Nesta página, informe um ou mais dos seguintes dados, para realizar uma busca por um memorando específico:

• Número/Ano do memorando desejado;
• Nº Protocolo do memorando;
• Ano de cadastro do memorando;
• Número Identificador do memorando no Sistema da Instituição;
• Assunto do memorando que deseja buscar;
• Unidade de Origem do memorando;
• Unidade de Destino do memorando;
• Tipo do memorando, dentre as opções Todos, Memorando Eletrônico ou Memorando Circular;
• Data de Cadastro do memorando. Para inserir as datas desejadas, digite-as ou selecione-as no calendário exibido ao clicar no ícone;
• Situação do memorando na Instituição, dentre as opções disponibilizadas;
• OU Selecione a opção Todos os Memorandos, se desejar visualizar uma lista contendo todos os memorandos localizados em sua unidade de lotação na Instituição.

Nos campos Unidade de Origem e Unidade de Destino, ao digitar as letras iniciais da unidade desejada, o Sistema exibirá uma lista com os possíveis resultados. Clique na opção desejada, para selecioná-la.

Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme a desistência na janela que será exibida, posteriormente. Clique em Buscar, para prosseguir com a operação. A página será atualizada, passando a exibir na lista de Memorandos Recebidos apenas os memorandos que atendem aos critérios de busca utilizados.

Na lista de Memorandos Recebidos, clique no ícone Visualizar ou no número de um determinado memorando, destacado na cor azul. O memorando será disponibilizado no seguinte formato:

 Para finalizar a visualização da página, clique em Fechar.  Caso queira imprimir o memorando, clique em Imprimir.

 

4.2.1          Encaminhar Memorando

De volta à lista de Memorandos Recebidos, clique no ícone Encaminhar para encaminhar um dos memorandos listados para outra unidade da Instituição.  O Sistema o direcionará para a página a seguir:

Na página ilustrada na figura anterior, informe os seguintes dados para prosseguir com a operação:

• Tipo de Encaminhamento a ser realizado. Cabe ressaltar que a tela será modificada de acordo com a opção escolhida;
• Unidade de Destino do memorando;
• No campo Selecione o nível de acesso ao memorando na unidade, escolha quais servidores lotados na unidade destino do memorando terão acesso a ele.
• Se desejar, selecione a opção Desejo receber por e-mail uma confirmação da leitura deste Memorando.
  

Após preencher os dados desejados, clique em Continuar, para prosseguir com a operação. A página a seguir será disponibilizada pelo Sistema:

Na página ilustrada na figura anterior, confira os dados do encaminhamento. Caso julgue necessário, insira uma Observação sobre a operação e/ou sobre o memorando em si.

 

 4.2.2          Informação de Despacho

Após confirmar os dados, selecione a opção Informar Despacho, se desejar cadastrar um despacho para acompanhar o memorando em seu encaminhamento para outra unidade.

Informe os seguintes dados do despacho a ser cadastrado:

• Tipo do Despacho, dentre as opções apresentadas pelo Sistema;
• Se o Tipo do Despacho selecionado for Decisório, informe se o Parecer do despacho é Favorável ou Desfavorável;
• Selecione o Servidor Responsável pelo Despacho, dentre as opções listadas;
• Informe se o despacho terá caráter Público ou não;
• Selecione a Forma de Despacho a ser cadastrada. Ao selecionar a opção Informar Despacho, o Sistema apresentará um campo para inserção do texto desejado. Caso opte por Anexar Arquivo, clique em Anexar Arquivo e busque o documento desejado, dentre os presentes em seu computador.
  

Para continuar com o procedimento, clique em Encaminhar Memorando. O Sistema o encaminhará para a página a seguir, que confirma o sucesso do encaminhamento do memorando e apresenta os Dados do Memorando e da operação realizada.

Caso o encaminhamento possua Despacho, os dados gerais do mesmo serão apresentados. Clique no ícone Visualizar Despacho, caso deseje visualizar o arquivo do despacho recém-cadastrado.

4.3   PRÉ-REQUISITOS/RECURSOS NECESSÁRIOS/CUIDADOS ESPECIAIS

4.3.1    Ter realizado o cadastro da Identificação Única (http://iu.cefetmg.br).
4.3.2    Estar habilitado no SIPAC para realizar a autenticação de memorandos.

4.4   DESVIOS E AÇÕES NECESSÁRIAS

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5        HISTÓRICO DE ATUALIZAÇÕES

Data: 21/08/2023
Versão: 3.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: IT-028_R3_F11_Va1
Analista de Processos: Sérgio Dias Ribeiro
Modificações: Instrução de Trabalho revalidada SEM alterações quanto às operações no SIPAC/Protocolo.
Atualização da denominação da UG emitente.

Mais… 

6         DOCUMENTOS ADICIONAIS

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7         PERGUNTAS FREQUENTES

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TUTORIAL EM VÍDEO

Nota: Recomenda-se assistir ao vídeo usando o recurso “Tela inteira”