ET-022
Apresentar as especificações para a escolha do tipo de conferência a ser selecionado na lista apresentada ao cadastrador, no momento de realizar a operação de cadastro de documento digital (avulso ou em processo eletrônico) no SIPAC/Protocolo.
Servidores habilitados e com acesso ao SIPAC
As subseções a seguir visam apresentar uma introdução sobre o tema em foco nesse documento, termos-chave associados, os participantes em sua elaboração, símbolos, siglas e abreviaturas aplicáveis, as definições e conceitos básicos pertinentes ao assunto, bem como as referências legais e demais normas cabíveis.
A adoção do sistema SIPAC/Protocolo na tramitação de processos administrativos e documentos avulsos no Centro Federal de Educação Tecnológica de Minas Gerais demandou a compreensão de informações presentes em campos de preenchimento obrigatório no sistema. Um desses campos é denominado Tipo de Conferência, que é apresentado ao cadastrar documento digital ou adicionar documento digital a um processo.
Ao indicar a lista de correspondência entre o documento que está de posse do servidor e as opções que se apresentam nesse campo no sistema, têm-se a intenção de sanar as dúvidas dos usuários quanto ao preenchimento desse item no SIPAC/Protocolo.
Conferência de documentos; Tipo de Conferência; Cadastro de documento digital; Documento digital
Aldo Geraldo Simões, Lucília Pereira de Oliveira, Luiz Escandiussi Neto, Pedro Henrique Dias de Sousa, Thiago Guedes de Oliveira
3.4 PARTICIPANTES NA APROVAÇÃO
Sérgio Dias Ribeiro
3.5 SÍMBOLOS/SIGLAS/ABREVIATURAS
MJ – Ministério da Justiça
MPOG – Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão
PDF – Portable Document Format
SIPAC – Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos
3.6 DEFINIÇÕES/CONCEITOS BÁSICOS
Para efeito do presente documento, aplicam-se as seguintes definições e conceitos:
Cópia autenticada: É a cópia com a mesma validade da documentação original. Cabe ao tabelião atestar que a cópia autenticada é fiel, idêntica ao original, e por isso, tem a mesma validade que ele.
Cópia simples: Resultado da reprodução de um documento
Documento digital: Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser documento nato-digital ou documento digitalizado.
Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital
Documento nato-digital: documento CRIADO originariamente em meio eletrônico.
Documento original: 1) Primeiro documento completo e efetivo. 2) Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.
PDF: É um formato de arquivo usado para exibir e compartilhar documentos de maneira compatível, independentemente de software, hardware ou sistema operacional.
Terceiro: Pessoa que não é servidor público do CEFET-MG, marcado como assinante no SIPAC do tipo Terceirizado, Externo ou Discente, por meio da opção “Adicionar Assinante”.
3.7 REFERÊNCIAS/NORMAS APLICÁVEIS
Decreto nº 8.539, de 08/10/2015 (Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo)
Decreto nº 9.094, de 17/07/2017 (Dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma e da autenticação em documentos)
Portaria Interministerial MPOG/MJ nº 1.677/2015, de 07/10/2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo)
As subseções a seguir visam apresentar o conteúdo detalhado da Especificação Técnica.
4.1 TIPO DE CONFERÊNCIA NO SIPAC/PROTOCOLO
No SIPAC, ao adicionar um documento digital, deve-se preencher o campo Tipo de Conferência, conforme tabela abaixo:
(*) Terceiro: Pessoa que não é servidor público do CEFET-MG, marcado como assinante no SIPAC do tipo Terceirizado, Externo ou Discente, por meio da opção “Adicionar Assinante”.
Data: 08/03/2022
Versão: 1.0
Autor: Ana Raquel Viegas Silva
Arquivo Digital: ET-022_R1_F11_Va1.docx
Analista de Processos: Ana Raquel Viegas Silva
Modificações: Aprovação Inicial (Portaria SIP-MAPA nº 1 / 2022 – IGPS)
Não houve conteúdo para esse tópico na presente versão do documento.
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